Zu den Aufgaben des Leiters der VG-Geschäftsstelle (Geschäftsleitung) gehört die Bearbeitung grundsätzlicher Angelegenheiten der Verwaltungsgemeinschaft und aller Mitgliedsgemeinden. Er berät den Gemeinschaftsvorsitzenden und die Bürgermeister der Mitgliedsgemeinden. Dem Leiter der Geschäftsstelle obliegt die steuernde Mitwirkung bei der Bearbeitung allgemeiner Rechtsangelegenheiten und die rechtlichen Vorbereitungen zur Erstellung des Ortsrechtes (Satzungen, Gemeindeverordnungen) sowie die organisatorische Steuerung der Verwaltung (Verwaltungsorganisation).
Hierbei werden vom Leiter der Geschäftsstelle der allgemeine Dienstbetrieb überwacht und Grundsatzfragen aller Abteilungen besprochen. Zu den herausgehobenen Aufgaben der Geschäftsleitung zählen auch die Teilnahme und Beratung des Stadtrates bzw. der Gemeinderäte bei den Stadtrats- bzw. Gemeinderatssitzungen vor Ort.
Des Weiteren nimmt die Geschäftsleitung Aufgaben der Entwicklungsplanung, Wirtschaftsförderung und Öffentlichkeitsarbeit (Zusammenarbeit mit Presse, Rundfunk und Fernsehen) wahr.
Das Sachgebiet 11 (Hauptverwaltung) ist überwiegend mit innerbehördlichen Organisationsaufgaben betraut. Dazu zählen insbesondere die Bedarfsfeststellung, die Ausschreibung und Beschaffung der erforderlichen Betriebsmittel und Einrichtungen sowie die Betreuung und Wartung der EDV-Anlage.
Weiterer Schwerpunkt ist die Personalverwaltung. Diese beinhaltet vor allem die Zahlung der Löhne und Gehälter für das VG-Personal und die Beschäftigten der gemeindlichen Bauhöfe und Einrichtungen, die Zusammenarbeit mit der Personalvertretung, Urlaubsangelegenheiten und Ähnliches. Zudem ist das Sachgebiet auch zuständig für die Organisation und Durchführung sämtlicher Wahlen und Abstimmungen.
Daneben wird noch eine Vielzahl kleinerer Aufgabengebiete, wie z. B. das Feldgeschworenenwesen, Wildschadensangelegenheiten, verkehrsrechtliche Anordnungen, Haftpflichtfälle und Statistiken jeglicher Art bearbeitet.
Das Sachgebiet 12 (Bauverwaltung) ist im Wesentlichen verantwortlich für die Ortsplanung durch die Entwicklung und Fortführung der jeweiligen Bauleitpläne (Flächennutzungs- und Bebauungspläne). Dieses Sachgebiet wirkt mit beim Grundstücks- und Bodenverkehr und trägt somit Sorge für eine ordnungsgemäße bauliche Weiterentwicklung der Mitgliedsgemeinden. Die Benennung von Straßen, Wegen und Plätzen, die Gebäudenummerierung sowie die Führung der Straßenbestandverzeichnisse sind ebenfalls Aufgaben der Bauverwaltung.
Weiterhin werden in der Bauverwaltung alle kommunalen Bauvorhaben und Unterhaltungsmaßnahmen im Hoch- und Tiefbauwesen ausgeschrieben und zur Auftragsvergabe vorbereitet. Diese Bauarbeiten werden in der Regel in Zusammenarbeit mit den zuständigen Planungsbüros verwaltungstechnisch begleitet und letztendlich schlussgerechnet. Sämtliche Rechnungen der weiteren kommunalen Bau- und Unterhaltungsmaßnahmen werden hier geprüft und an die Finanzverwaltung zur Auszahlungsanweisung weitergeleitet. Ebenso wird auch der Winterdienst teilweise hier koordiniert und abgerechnet.
Bei umlagefähigen Baumaßnahmen, z. B. bei Kanal-, Wasserleitungs- und Straßenbau, werden im Sachgebiet 12 die Beitragsbescheide für die Mitgliedsgemeinden erstellt und an die Bürger weitergegeben.
In der Bauverwaltung werden sämtliche Bauanträge vorbehandelt und in der Regel an das Landratsamt Haßberge (= Baugenehmigungsbehörde) weitergeleitet.
Auch das Wasserrecht, der Natur- und Landschaftsschutz sowie die Denkmalpflege gehören zum Aufgabengebiet.
Des Weiteren werden hier Förderprogramme (kommunales Förderprogramm zur Städtebauförderung, Denkmalpflege, usw.) abgewickelt.
Hinzugekommen ist seit dem Jahr 2008 das Leerstandsmanagement. Hierbei wurde die Gemeinde-Allianz Hofheimer Land gegründet.
Das Ordnungsamt besteht aus verschiedenen Abteilungen. Darunter fallen das Standesamt, das Einwohnermeldeamt inkl. Pass- und Ausweiswesen, sowie die Abteilung für das Rentenrecht.
Das Aufgabenspektrum des Ordnungsamtes umfasst außerdem soziale Angelegenheiten (Aufklärung über Leistungen und Rechte), sicherheitsrechtliche Angelegenheiten (Feuerwehrwesen, Verrechnung der Einsätze, usw.) bis zur Einhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung (Lärm, Halten gefährlicher Tiere, Sühneverfahren, Obdachlosenfürsorge, usw.). Ebenfalls zum Aufgabenbereich des Ordnungsamtes gehört die Vergabe und die laufende Überwachung der Trinkwasseruntersuchungen und das Friedhofs- und Bestattungswesen.
Die Hauptaufgaben des Standesamts sind die Beurkundung aller Personenstandsfälle im gesamten Bereich der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. und der Stadt Königsberg i.Bay. Dabei wirkt der Standesbeamte bei der Eheschließung mit und beurkundet die Geburten und Sterbefälle. Außerdem werden Urkunden hierfür ausgestellt.
Die Grundeinträge für Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle werden mit größter Genauigkeit und Zuverlässigkeit erstellt und werden laufend aktualisiert, ergänzt, berichtigt und fortgeführt. Scheidungen, Lebenspartnerschaften, Adoptionen und Vieles mehr werden nach erforderlicher Aufarbeitung registriert. Auch Vorgänge, die im Ausland stattfanden, werden den örtlichen Registern beigeschrieben.
Den Amtshandlungen im Standesamt liegen überwiegend familienrechtliche Ereignisse der Sachverhalte zugrunde. Nachträgliche Namenserklärungen, z. B. nach Scheidung oder Eheschließung im Ausland, können hier abgegeben werden. Ebenso ist das Standesamt beim Antrag auf Anerkennung ausländischer Scheidungen behilflich. Für Heiraten im Ausland wird das unter Umständen nötige Ehefähigkeitszeugnis ausgestellt.
Auch für die Beurkundung von Kirchenaustritten ist das Standesamt zuständig. Die Auswertungen der statistischen Landesämter und des Bundesamtes für Statistik basieren auf der Arbeit der Standesämter, ohne die auf Landes- und Bundesebene keine weitreichenden Entscheidungen getroffen werden können.
Die Aufgaben des Standesamtes Königsberg i.Bay. wurden seit dem Jahr 2011 auf das Standesamt Hofheim i.UFr. übertragen (kleine Lösung). Das heißt, dass das Standesamt Hofheim i.UFr. (= Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr.) zukünftig auch im Bereich Eheschließungen, Sterbefälle, Geburten, usw. für die Bürger der Stadt Königsberg i.Bay. zuständig ist.
Der 1. Bürgermeister der Stadt Königsberg i.Bay. hat weiterhin das Recht, Eheschließungen vorzunehmen und nimmt diese Aufgabe auch wahr. Die Beurkundungen erfolgen weiterhin in den Personenstandsregistern des Standesamtes Königsberg i.Bay., werden aber von den Standesbeamten der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. vorgenommen.
Die Standesämter (Hofheim i.UFr. und Königsberg i.Bay.) sind wie folgt zu erreichen:
Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr.
Standesamt
Obere Sennigstraße 4
97461 Hofheim i.UFr.
Das Einwohnermeldeamt ist grundsätzlich für Angelegenheiten im polizeilichen Meldewesen (Meldungen von Änderungen über Personenstandsinformationen und Adressen) zuständig. Das Aufgabengebiet umfasst des Weiteren pass- und ausweisrechtliche Angelegenheiten (Beantragung von Personalausweis, Reisepass, usw) sowie die Umsetzung des Gewerberechts.
Vielen Bürgerinnen und Bürgern ist der Begriff „Kämmerei“ fremd. Das aus dem Lateinischen stammende Wort „Kämmerei“ war in den Verwaltungen der Fürstenhöfe ein fester Begriff für die Leitung der Finanzen der Fürstenhöfe und Grundbesitzer. Heute bezeichnet man damit die Finanzverwaltung der Städte und Gemeinden.
Die Finanzverwaltung gliedert sich in Kämmerei und die Kasse. Die Kämmerei ist zuständig für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Die Kasse wickelt den baren und unbaren Zahlungsverkehr, das Mahnungs- und Vollstreckungswesen ab.
Die Kämmerei hat in erster Linie die Aufgabe, die Grundlagen für die gemeindliche Finanz- und Wirtschaftsverwaltung zu erstellen und die Voraussetzungen für einen geordneten Haushalt zu schaffen. Sie bereitet alle finanzwirksamen Entscheidungen der Verwaltungsleitung, des Hauptverwaltungsausschusses und des Gemeinderates vor.
Die Kämmerei gehört zu jenen Ämtern einer Verwaltung, mit denen der Bürger selbst nicht direkt in Berührung kommt.
Das bedeutet aber nicht, dass sie im Verborgenen arbeitet. Haushaltspläne, Nachtragshaushaltspläne, Finanz- und Investitionspläne und auch die Jahresrechnung werden von ihr öffentlich ausgelegt, damit der Bürger die Möglichkeit hat, diese Zahlenwerke einzusehen und seinerseits Anregungen zu geben und evtl. Einwendungen vorzutragen, über die dann letztlich der von ihm gewählte Rat der Gemeinde entscheidet. Zur Erledigung der für die Finanzwirtschaft wichtigen Arbeiten sind mehrere Schwerpunkte wie Grundsteuer, Gewerbesteuer, Hundesteuer, Abfallbeseitigung oder Wasser-/Kanalgebühren innerhalb der Kämmerei eingerichtet.
Die Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. ist für die reibungslose Abwicklung des umfangreichen Zahlungsverkehrs der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. und ihrer Mitgliedsgemeinden Aidhausen, Bundorf, Burgpreppach, Ermershausen, Riedbach und Hofheim i.UFr. sowie für den Schulverband verantwortlich.
Die Kasse gewährleistet die Zahlungsbereitschaft der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr., aller Mitgliedsgemeinden und des Schulverbandes für die Erledigung der vielfältigen Aufgaben (z. B. Baumaßnahmen, Büromaterial, Schulbedarf).
Von der Kasse werden alle Zahlungseingänge überwacht. Die rechtzeitige Begleichung der Grundabgaben, Verbrauchsgebühren, Hundesteuer, Gewerbesteuer usw. sowie der ausgestellten Kostenrechnungen. Bei nicht rechtzeitiger Zahlung der oben genannten Forderungen wird das Mahnverfahren von der Kasse eingeleitet.