Der Leiter der VG-Geschäftsstelle (Geschäftsleitung) hat die Verantwortung für die Bearbeitung grundlegender Angelegenheiten der Verwaltungsgemeinschaft und aller Mitgliedsgemeinden. Er berät den Gemeinschaftsvorsitzenden und die Bürgermeister der Mitgliedsgemeinden. Zu seinen Aufgaben gehört zudem die aktive Mitwirkung bei der Bearbeitung allgemeiner Rechtsangelegenheiten. Außerdem ist er für die organisatorische Steuerung der Verwaltung zuständig, um eine effektive Verwaltungsorganisation sicherzustellen.

Hierbei werden vom Leiter der Geschäftsstelle der allgemeine Dienstbetrieb überwacht und Grundsatzfragen aller Abteilungen besprochen. Zu den herausgehobenen Aufgaben der Geschäftsleitung zählen auch die Teilnahme und Beratung des Stadtrates bzw. der Gemeinderäte bei den Stadtrats- bzw. Gemeinderatssitzungen vor Ort.

Des Weiteren nimmt die Geschäftsleitung Aufgaben der Entwicklungsplanung, Wirtschaftsförderung und Öffentlichkeitsarbeit (Zusammenarbeit mit Presse, Rundfunk und Fernsehen) wahr.

Hier werden grundlegende administrative Aufgaben sowie Personal- und Öffentlichkeitsarbeit koordiniert.

Der Fachbereich 1 (Zentrale Dienste) ist überwiegend mit innerbehördlichen Organisationsaufgaben betraut. Dazu zählen insbesondere Registraturangelegenheiten, die Durchführung und Überwachung der Digitalisierung sowie die Betreuung und Wartung der EDV- und Telefonanlage.

Weiterer Schwerpunkt ist die Personalverwaltung. Diese beinhaltet vor allem die Zahlung der Löhne und Gehälter für das VG-Personal und die Beschäftigten der gemeindlichen Bauhöfe und Einrichtungen, die Zusammenarbeit mit der Personalvertretung, Urlaubsangelegenheiten, Zeiterfassung, Erstellung von Stellenausschreibungen und Ähnliches.

Auch fällt in diesen Fachbereich die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation nach Außen. Zudem ist die Verwaltung der Poststelle und die Übernahme der Fernsprechvermittlung sowie die Pflege der VG-Homepage, Bürger-App, des Instagram-Kanales sowie des VG-Mitteilungsblattes ein Baustein dieses Fachbereiches.

Die Betreuung und Zusammenarbeit mit Schulen und Kindergärten sowie die Jugend- und Seniorenarbeit fällt ebenso in diesen Fachbereich. Auch die Pfelge des Veranstaltungskalenders, die Verteilung der Abfallkalender und die Pflege des Ratsinformationssystemes wird hier vorgenommen. Darunter fällt auch die Organisation, Terminierung und Ladung von Sitzungen der Stadt Hofheim i.UFr. und aller Gemeinden, Gremien und Ausschüsse. Zusätzlich werden Ehrungen und das Gratulationsmanagement koordiniert.

Dieser Fachbereich ist für alle Themen rund um Bauprojekte, Umweltschutz und Infrastruktur zuständig.

Der Fachbereich 2 (Bauverwaltung) gliedert sich auf in das Bauamt und die Bautechnik. 

Das Bauamt ist im Wesentlichen verantwortlich für die Ortsplanung durch die Entwicklung und Fortführung der jeweiligen Bauleitpläne (Flächennutzungs- und Bebauungspläne). Dieses Sachgebiet wirkt mit beim Grundstücks- und Bodenverkehr und trägt somit Sorge für eine ordnungsgemäße bauliche Weiterentwicklung der Mitgliedsgemeinden. Die Benennung von Straßen, Wegen und Plätzen, die Gebäudenummerierung sowie die Führung der Straßenbestandverzeichnisse sind ebenfalls Aufgaben des Bauamtes.

Weiterhin werden in der Bautechnik alle kommunalen Bauvorhaben und Unterhaltungsmaßnahmen im Hoch- und Tiefbauwesen ausgeschrieben und zur Auftragsvergabe vorbereitet. Diese Bauarbeiten werden in der Regel in Zusammenarbeit mit den zuständigen Planungsbüros verwaltungstechnisch begleitet und letztendlich schlussgerechnet. Sämtliche Rechnungen der weiteren kommunalen Bau- und Unterhaltungsmaßnahmen werden hier geprüft und an die Finanzverwaltung zur Auszahlungsanweisung weitergeleitet. Ebenso wird auch der Winterdienst teilweise hier koordiniert und abgerechnet.

Bei umlagefähigen Baumaßnahmen, z. B. bei Kanal-, Wasserleitungs- und Straßenbau, werden im Fachbereich 2 die Beitragsbescheide für die Mitgliedsgemeinden erstellt und an die Bürger weitergegeben.

In der Bauverwaltung werden sämtliche Bauanträge vorbehandelt und in der Regel an das Landratsamt Haßberge (= Baugenehmigungsbehörde) weitergeleitet.

Auch das Wasserrecht (Wasserversorgung, Gewässerschutz, Abwasserbeseitigung, Gewässerausbau, Wasserschutzgebiet, Klärschlamm) der Natur- und Landschaftsschutz, Immissionsschutz sowie die Denkmalpflege gehören zum Aufgabengebiet.

Des Weiteren werden hier Förderprogramme (kommunales Förderprogramm zur Städtebauförderung, Denkmalpflege, usw.) abgewickelt.

Hinzugekommen ist seit dem Jahr 2008 das Leerstandsmanagement. Hierbei wurde die Gemeinde-Allianz Hofheimer Land gegründet.

Ebenfalls zum Aufgabenbereich der Bauverwaltung gehört die Vergabe und die laufende Überwachung der Trinkwasseruntersuchungen. Daneben wird noch eine Vielzahl kleinerer Aufgabengebiete, wie z. B. die Schlüsselverwaltung, die Unterhaltsreinigung, das Feldgeschworenenwesen, Wildschadensangelegenheiten sowie Defektmeldungen der Straßenbeleuchtung bearbeitet. Auch die Beschaffung von Büromaterial, die Gebäudeunterhaltung sowie die Bestellung benötigter Arbeitsmaterialien der Bauhöfe und sonstiger städtischer / gemeindlicher Institutionen wird hierüber abgewickelt. Hierbei wird gewährleistet, dass alle finanziellen Angelegenheiten ordnungsgemäß abgewickelt werden und die benötigten Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig bereitstehen.

Die Hauptaufgaben des Standesamts sind die Beurkundung aller Personenstandsfälle im gesamten Bereich der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. und der Stadt Königsberg i.Bay. Dabei wirkt der Standesbeamte bei der Durchführung von Eheschließungen mit und beurkundet die Geburten und Sterbefälle. Außerdem werden Urkunden hierfür ausgestellt. Auch beglaubigte Abschriften aus dem Geburtenregister sowie Beglaubigte Kopien amtlicher Dokumente können hier ausgestellt werden.

Die Grundeinträge für Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle werden mit größter Genauigkeit und Zuverlässigkeit erstellt und werden laufend aktualisiert, ergänzt, berichtigt und fortgeführt. Scheidungen, Lebenspartnerschaften, Adoptionen und Vieles mehr werden nach erforderlicher Aufarbeitung registriert. Auch Vorgänge, die im Ausland stattfanden, werden den örtlichen Registern beigeschrieben.

Statistiken über Geburten, Sterbefälle und Eheschließungen werden hier vorgenommen.

Den Amtshandlungen im Standesamt liegen überwiegend familienrechtliche Ereignisse der Sachverhalte zugrunde. Nachträgliche Namenserklärungen, z. B. nach Scheidung oder Eheschließung im Ausland, können hier abgegeben werden. Ebenso ist das Standesamt beim Antrag auf Anerkennung ausländischer Scheidungen behilflich. Für Heiraten im Ausland wird das unter Umständen nötige Ehefähigkeitszeugnis ausgestellt.

Auch für die Beurkundung von Kirchenaustritten ist das Standesamt zuständig. Die Auswertungen der statistischen Landesämter und des Bundesamtes für Statistik basieren auf der Arbeit der Standesämter, ohne die auf Landes- und Bundesebene keine weitreichenden Entscheidungen getroffen werden können.

Vielen Bürgerinnen und Bürgern ist der Begriff „Kämmerei“ fremd. Das aus dem Lateinischen stammende Wort „Kämmerei“ war in den Verwaltungen der Fürstenhöfe ein fester Begriff für die Leitung der Finanzen der Fürstenhöfe und Grundbesitzer. Heute bezeichnet man damit die Finanzverwaltung der Städte und Gemeinden.

Die Kämmerei hat in erster Linie die Aufgabe, die Grundlagen für die gemeindliche Finanz- und Wirtschaftsverwaltung zu erstellen und die Voraussetzungen für einen geordneten Haushalt zu schaffen. Sie bereitet alle finanzwirksamen Entscheidungen der Verwaltungsleitung, des Hauptverwaltungsausschusses und des Stadt-/Gemeinderates vor.

Die Kämmerei gehört zu jenen Ämtern einer Verwaltung, mit denen der Bürger selbst nicht direkt in Berührung kommt.

Das bedeutet aber nicht, dass sie im Verborgenen arbeitet. Haushaltspläne, Nachtragshaushaltspläne, Finanz- und Investitionspläne und auch die Jahresrechnung werden von ihr öffentlich ausgelegt, damit der Bürger die Möglichkeit hat, diese Zahlenwerke einzusehen und seinerseits Anregungen zu geben und evtl. Einwendungen vorzutragen, über die dann letztlich der von ihm gewählte Rat der Stadt/Gemeinde entscheidet. Zur Erledigung der für die Finanzwirtschaft wichtigen Arbeiten sind mehrere Schwerpunkte wie Grundsteuer, Gewerbesteuer, Hundesteuer oder Wasser-/Kanalgebühren innerhalb der Kämmerei eingerichtet. Daneben werden noch Versicherungs- und Haftpflichtfälle bearbeitet.

Dazu gehört die Koordination sämtlicher zentraler Finanz- und Haushaltsangelegenheiten der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr., wie z. B. die Erstellung des Haushaltsplanes, die Überwachung und Steuerung der Haushaltsführung sowie die Jahresrechnungslegung für die Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr., den Schulverband Hofheim i.UFr., den Wasserzweckverband Kleinmünster Gruppe, der Stadt Hofheim i.UFr. sowie aller Mitgliedsgemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr.
Hier wir Sorge getragen für die ordnungsgemäße Verwaltung und Planung der finanziellen Mittel und die Einhaltung der haushaltsrechtlichen Vorschriften gewährleistet.

Auch fällt in die Aufgabe dieses Fachbereiches das Zuschusswesen und die Unterstützung bei der Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln für kommunale Vorhaben. Die Abklärung der Fördermöglichkeiten, das Stellen von Anträgen, das Abrufen von Zuwendungsraten und die Erstellung geeigneter Verwendungsnachweise ist ebenso ein Baustein des Finanzwesens. Dabei wird sichergestellt, dass alle Zuschussanträge den relevanten Vorgaben entsprechen und die Mittel gemäß den Richtlinien und Verwendungszwecken eingesetzt werden.

Ein weiterer Aufgabenbereich ist die Verwaltung der Vermögens- und Anlagenbuchhaltung und die ordnungsgemäße Erfassung, Bewertung und Pflege der Vermögenswerte der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. Darunter fallen auch alle Angelegenheiten der Kommune als Steuerschuldnerin, die Erstellung von Konzepten und Vorgaben zur Erfüllung steuerlicher Pflichten sowie die Nutzung steuerlicher Gestaltungsmöglichkeiten.

Ebenso in den Aufgabenbereich der Kämmerei fällt die Vertragsverwaltung und Betreuung von Miet- und Pachtverhältnissen und die ordnungsgemäße Verwaltung der kommunalen Liegenschaften und Gebäude, beispielsweise der Gemeindehäuser und Sporthallen. Auch der Abschluss von Verträgen und Abrechnungen zur Ver- und Entsorgung (Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Abfall, etc.) gehören dazu. Zudem kümmert sich die Kämmerei um Grundstücks(ver)käufe und stellt sicher, dass alle rechtlichen und finanziellen Anforderungen erfüllt sind.

Zusätzlich kommt die Erhebung bzw. Festsetzung, die Verwaltung und die Widerspruchsbearbeitung der Grundsteuer und Gewerbesteuer dazu. Des Weiteren verantwortet die Kämmerei die korrekte Abrechnung und Erhebung der Wasser- und Abwassergebühren. Außerdem wird gewährleistet, dass sämtliche steuerlichen und gebührenrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden und die entsprechenden Einnahmen fristgerecht erhoben werden.

Ein großer Bereich stellt das Anordnungswesen dar. Hier wird sichergestellt, dass alle Zahlungsvorgänge im elektronischen Rechnungseingangsbuch ordnungsgemäß angeordnet und verbucht werden. Darüber hinaus werden auch alle Versicherungsangelegenheiten der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. verwaltet und die ordnungsgemäße Erfassung und Bewertung der Vermögenswerte im Rahmen der Anlagenbuchhaltung verantwortet.

Zudem fällt die Forstverwaltung und die ordnungsgemäße Erhebung der Hundesteuer, einschließlich der Erstellung und Überwachung der entsprechenden Steuerbescheide sowie der Widerspruchsbearbeitung in den Aufgabenbereich der Kämmerei.

Die Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. ist für die reibungslose Abwicklung des umfangreichen Zahlungsverkehrs der Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. und ihrer Mitgliedsgemeinden Aidhausen, Bundorf, Burgpreppach, Ermershausen, Riedbach und Hofheim i.UFr. sowie für den Schulverband Hofheim i.UFr. und den Wasserzweckverband Kleinmünster Gruppe verantwortlich.

Ebenso zuständig ist die Kasse für die Überwachung aller Zahlungseingänge (Forderungsüberwachung) inkl. Mahnwesen sowie die Gewährleistung der Zahlungsbereitschaft der verwalteten Körperschaften. Dabei werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben des baren und unbaren Zahlungsverkehrs ordnungsgemäß erfasst und verbucht.